Van offerte tot afrekening
Evenementen, offertes en aanbetalingen op één plek, met de omzet die vanzelf in je boekhouding landt.
Herken je dit?
Bij catering zit het geld in offertes en aanbetalingen, niet in losse bonnen. Precies daar gaat het administratief mis.
Een aanbetaling zonder bon
De klant maakt de helft over, maar er staat geen order tegenover. Bij de boekhouding is het geld er wel en de omzet niet.
De offerte wijkt af van wat er geleverd is
Er gaan twintig broodjes extra mee. Op de eindfactuur is dat niet meer te herleiden en dus factureer je het niet.
Btw over een gemengde opdracht
Eten, drank en personeel op één opdracht vallen niet onder hetzelfde tarief. Achteraf uitsplitsen is puzzelen.
Een cateringopdracht loopt anders dan een gewone bestelling: eerst een offerte, dan een aanbetaling, en pas na afloop de eindafrekening. Vaak weken later. Deskly houdt dat hele traject bij elkaar en boekt beide betaalmomenten als omzet — met de btw evenredig verdeeld over eten (9%), drank en personeel (21%), zodat je aangifte klopt zonder handwerk.
Wat je eraan hebt
- Evenementen met offertes, offerteregels en productielijsten
- Aanbetaling en eindafrekening als aparte momenten, allebei geboekt
- Btw evenredig verdeeld over eten, drank en personeel
- Mobiele kassa op locatie, ook zonder stabiel internet
- Cateringomzet in dezelfde dagafsluiting als je vaste zaak
Wat Deskly hieraan doet
Offerte die een order wordt
Je stelt de opdracht samen en die blijft staan. Wat je levert boek je erop, zodat de eindafrekening klopt met wat er is gegaan.
Aanbetaling met een echte boeking
Elke aanbetaling krijgt een order. Er staat nooit geld op de rekening zonder dat er iets tegenover staat.
Btw evenredig verdeeld
Een aanbetaling over een gemengde opdracht wordt naar rato over de tarieven verdeeld, tot op de cent.
Wat er nog openstaat
Per opdracht zie je wat aanbetaald is en wat nog moet komen, zonder in een apart spreadsheet te kijken.
Levering op locatie
Je slaat aan op een iPad ter plekke; er hoeft geen vaste kassa te staan.
Boekhoudexport per opdracht
Je administratie volgt de opdracht in plaats van losse dagtotalen, zodat je accountant het kan volgen.
Welk pakket past hierbij?
Offertes, aanbetalingen en de afrekening per opdracht zitten in de catering-add-on, die op PRO draait. Doe je catering erbij naast een restaurant, dan werken beide vanuit dezelfde kassa.
Wat klanten meestal vragen
Kan ik een offerte naar de klant sturen?
Ja, je stelt hem samen en verstuurt hem per e-mail. Wordt hij aangenomen, dan gaat hij door als opdracht.
Wat als de opdracht op de dag zelf verandert?
Je past aan wat er geleverd is; het verschil komt op de eindafrekening. De aanbetaling blijft staan zoals hij was.
Werkt dit ook zonder internet op locatie?
Ja, je kunt ter plekke aanslaan en afrekenen. Zodra je weer verbinding hebt, loopt het bij.
Klaar om slimmer te werken?
Ontdek hoe Deskly POS jouw horecazaak overzichtelijker en sneller maakt.